Automatisierte Verträge statt Vorlagenchaos
Der Pflegeanbieter K & S hat seine Vertragserstellung digitalisiert. Statt hunderter Word-Vorlagen erstellt ein System die Dokumente automatisiert. Das reduziert Aufwand, Fehler und Bearbeitungszeiten, heißt es bei dem Unternehmen. Eine bisher gebundene Vollzeitstelle für die Vorlagenpflege wurde frei.
Die K & S – Dr. Krantz Sozialbau und Betreuung hat Bewohnerverträge lange manuell gepflegt – mit über 170 Vorlagen, die regelmäßig aktualisiert werden mussten. Mit dem Vorlagenmanagementsystem Smart Documents des gleichnamigen Herstellers hat der Pflegeanbieter jetzt Abhilfe geschaffen.
Das System arbeitet mit modularen Textbausteinen und festen Regeln. Vertragsinhalte passen sich automatisch an – etwa je nach Pflegegrad, Leistungsart oder regionalen Vorgaben. Preise und Pflegesätze werden direkt aus angebundenen Systemen wie Medifox Dan übernommen. Auch Personendaten fließen automatisiert ein.
Änderungen bei Preisen oder rechtlichen Vorgaben werden jetzt zentral eingepflegt
Für die Mitarbeiter bedeutet das: Sie wählen nur noch die betreffende Person aus, der Vertrag wird weitgehend automatisch erstellt. Änderungen, etwa bei Preisen oder rechtlichen Vorgaben, werden zentral eingepflegt und gelten sofort für alle Standorte.
Der Nutzen liegt vor allem in der Standardisierung und Entlastung. Die Pflege von Vorlagen entfällt, die Fehlerquote sinkt, und die Erstellung von Verträgen geht deutlich schneller.