Personalüberhang in Pflegeheimen? Ja, das gibt es

Mit dem Problem Personalüberhang hat gerade auch Interimsgeschäftsführer Bernhard Pammer zu kämpfen. In der Diakonie Schaumburger Land stellte sich kurz nach seinem Amtsantritt heraus, dass zwei Einrichtungen finanzielle Probleme haben. Betroffen sind das Seniorenquartier Josua in Stadthagen und der Sonnenhof in Obernkirchen in Niedersachsen. Es geht um Überhänge in Küche und Hauswirtschaft sowie bei Pflegehilfskräften.

Pammer kennt die Branche seit Jahrzehnten. Bis Mai 2025 war er Hauptgeschäftsführer für Wohnen und Pflegen bei Agaplesion in Süddeutschland. "Personalüberhang kommt leider in vielen Einrichtungen vor", sagt der jetzige Interimsgeschäftsführer. "Da braucht man sich dann nicht zu wundern, wenn es so häufig betriebswirtschaftliche Probleme in Altenpflegeeinrichtungen gibt."

Zusätzliche Stellen im Namen der Mitarbeiterzufriedenheit  

Ein zentraler Treiber für Personalüberhänge sind nach Einschätzung von Pammer hohe Krankheitsquoten. Bis zu 38 Krankheitstage pro Jahr wie in der Altenpflege seien im Personalschlüssel nicht eingepreist. Gleichzeitig werde dem Druck aus den Teams oft nachgegeben, schließlich sei die Mitarbeiterzufriedenheit inzwischen ein großes Thema. Wenn Pflegedienst- oder Einrichtungsleitungen zusätzliche Stellen fordern, um Überlastung zu vermeiden, stimme die Geschäftsführung nicht selten zu. Die Kosten sind dann nicht refinanziert. Steigen die Krankheitstage weiter, entsteht ein doppeltes Problem: Personalüberhang und zusätzlicher Einsatz von Leiharbeit.

Hinzu komme, dass Mitarbeiter im Unternehmen gehalten werden, die fachlich nicht mehr ausreichend qualifiziert sind, hat Pammer beobachtet. Außerdem, so Grabow, würden Pflegekräfte oft nicht bedarfsgerecht und kompetenzorientiert organisiert. Das zeigten Modellprojekte im Zuge der Einführung des neuen Personalbemessungsverfahrens PeBeM. Der Curacon-Partner verweist auch auf den Sachverständigenrat für Gesundheit und Pflege, der zu dem Schluss kommt, dass Fachkräfte oft ineffizient eingesetzt werden.

Datenbasis der Einrichtungen oft intransparent 

Fehlende Transparenz verschärfe die Lage. "In vielen Einrichtungen finden Dateneingaben, Auswertungen und Berichte noch manuell statt", so der Wirtschaftsprüfer. Das koste Zeit und erschwere die wirtschaftliche Steuerung. "Das Ergebnis: Strategische Entscheidungen werden verzögert oder auf unvollständiger Datenbasis getroffen."

Und wie lässt sich ein Personalüberhang vermeiden? Grabow empfiehlt, den Personaleinsatz konsequent an der Belegung auszurichten und Fluktuation planvoll zu nutzen. Prognosen zu Renteneintritten oder befristeten Verträgen könnten helfen, Überhänge abzubauen. "Bestehende Personalüberhänge lassen sich gegebenenfalls über PeBeM finanzieren", schlägt der Altenpflegeexperte vor.

Blaumacher konsequent abmahnen 

Pammer setzt zusätzlich auf klare Führung. "Wir müssen konsequent gute Arbeit und eine gute Arbeitshaltung einfordern", sagt er. Die Bezahlung sei inzwischen ordentlich, entsprechend erwarte er Leistung. Frühzeitiges Eingreifen bei schwacher Leistung durch Abmahnen etc. sei entscheidend. "Ich sage nur: Wehret den Anfängen", so Pammer. "Es gibt Einzelfälle, die komischerweise immer Montag oder Freitag krank werden. Die sind in den Teams bekannt. Wenn man da nichts unternimmt und die anderen immer einspringen müssen, machen die Kollegen das dann irgendwann auch so." 

Im Seniorenquartier Josua im Sonnenhof im Schaumburger Land hat Pammer erste Schritte unternommen. In der Pflege habe sich der Überhang bereits durch Kündigungen, die Mitarbeiter eingereicht haben, erledigt. "In den anderen Bereichen werden auslaufende befristete Verträge nicht verlängert oder auch Stundenreduzierungen vorgenommen. Kündigungen will ich vermeiden."

Kirsten Gaede