Pflegeanbieter müssen schneller auf Bewerbungen reagieren
Fachkräftemangel, Fachkräftemangel, Fachkräftemangel – so antworten Führungskräfte, wenn sie nach den drängendsten Problemen der Altenpflege gefragt werden. Trotz des Drucks lassen viele das Bewerbermanagement schleifen und reagieren nicht schnell genug auf Bewerbungen. Weil sie sich zu wenig mit der Kommunikation junger Menschen beschäftigen, aber auch, weil sie ihre Bewerbungsprozesse nicht straff genug organisieren. Wie es besser klappt, erklärt Lothar Winnen, Experte für digitales Employer-Branding und Online-Marketing.
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Wenn es um organisatorische Abstimmungen mit Bewerbern geht, ist Whatsapp meistens ein besserer Kanal als die E-Mail
Die Typen, die freitags um eins den Stift fallen lassen und am liebsten noch Ärmelschoner tragen würden – über die Personalabteilung wird sich gern lustig gemacht. Doch sie ist es gar nicht so sehr, die den Bewerbungsprozess schleifen lässt, sagt Winnen, Professor für Betriebswirtschaftslehre an der Fachhochschule Südwestfalen. Der Engpass entsteht danach: bei den sogenannten nachgelagerten Prozessen, sprich, bei den Leitungskräften vor Ort.
Dort fehlt es häufig an klaren Abläufen und Prioritäten. Bewerbungen landen auf dem Tisch der Pflegedienstleitung – und bleiben liegen. Nicht aus bösem Willen, sondern weil der Prozess nicht sauber organisiert ist. Wer reagiert wann? Wer gibt Rückmeldung? Welche Fristen gelten? Oft bleibt das ungeklärt.
Rückmeldung muss es innerhalb von 48 Stunden geben
Gemeinsam mit dem Personalmanagement-Experten Henning Tirrel von der Ostfalia Hochschule hat Winnen den digitalen Reifegrad des Personalmarketings bei diakonischen Trägern untersucht. Das zentrale Ergebnis: Viele Einrichtungen unterschätzen, wie entscheidend Geschwindigkeit im Bewerbungsprozess ist. Ihre Empfehlung ist eindeutig: Rückmeldung muss es innerhalb von 48 Stunden geben.
Damit das gelingt, braucht es klare Vorgaben – und jemanden, der sie durchsetzt. Personalabteilungen müssen den Prozess nicht nur definieren, sondern auch nachhalten. Wer hat die Bewerbung gesehen? Warum fehlt noch eine Rückmeldung? Dieses Nachhaken sei mühsam, aber unverzichtbar, so Winnen.
Hinzu kommt ein praktisches Problem: Viele Führungskräfte sind mit den Bewerbermanagement-Systemen nicht vertraut. In kleinen Einrichtungen kommt es vor, dass eine Pflegedienstleitung vielleicht einmal im Jahr eine Bewerbung bearbeitet. Entsprechend groß ist die Unsicherheit im Umgang mit der Software. Die Folge: Verzögerungen.
Viele setzen noch immer auf E-Mail und verfehlen damit ihre Zielgruppe
Hier sieht Winnen die Träger in der Pflicht. Leitungskräfte müssten geschult, begleitet und aktiv eingebunden werden. "Man muss sie an die Hand nehmen", sagt er. Das bedeutet auch: erklären, warum schnelle Reaktionen entscheidend sind – und wie der Prozess konkret funktioniert. Ohne diese Sensibilisierung bleibe jeder noch so gut gedachte Prozess Theorie.
Ein weiterer zentraler Punkt ist die Kommunikation mit Bewerbern. Viele Einrichtungen setzen noch immer auf E-Mail – und verfehlen damit ihre Zielgruppe. "Das ist eine typische Fehlannahme", so Winnen. Viele Bewerber in der Pflege – gerade jüngere oder im Schichtdienst – nutzen E-Mail kaum oder gar nicht. Stattdessen sei Whatsapp oft der deutlich bessere Kanal.
Kommunikation mit Whatsapp hat klare Vorteile
Der Vorteil: Kommunikation funktioniert schnell und asynchron. Rückfragen, Terminabsprachen oder kurze Abstimmungen lassen sich unkompliziert klären. Viele Bewerbermanagement-Systeme bieten inzwischen entsprechende Schnittstellen. Winnen empfiehlt, diese konsequent zu nutzen – nicht unbedingt für die Bewerbung selbst, aber für die Kommunikation danach.
Auch beim Bewerbungsprozess selbst rät Winnen zu weniger Hürden. Das klassische Anschreiben hält er für weitgehend überholt. "Welche Information findet sich da, die nicht auch im Lebenslauf enthalten ist?", fragt er. Für Fachkräfte in der Pflege sollte es deshalb optional sein – nicht verpflichtend. Stattdessen: Lebenslauf hochladen, wenige Daten eingeben, fertig.
Kirsten Gaede