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17. Oktober 2023 | 07:00 Uhr
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Wie Sie Dokumente digital schnell und sicher verwalten

Die Bürokratie besser bewältigen und die Mitarbeiter entlasten – dabei kann die Digitalisierung helfen. Basis sind sogenannte Dokumenten-Management-Systeme (DMS), die immer mehr an Bedeutung gewinnen. In einem Gastbeitrag für Care vor9 skizziert Amagno-CEO Jens Büscher, was ein DMS leisten kann, was bei der Einführung beachtet werden sollte und wie der DRK-Kreisverband Stormarn das Thema angegangen ist.

Digitalisierung

Dokumenten-Management-Systeme sparen Zeit und entlasten Mitarbeiter

Mit einem DMS lassen sich sämtliche Dokumente sicher verwalten. Die eingescannten und digitalen Dokumente können in Sekundenschnelle gefunden, bearbeitet, gespeichert und zurückverfolgt werden. Daten werden aus den Dokumenten automatisch erkannt und an externe Systeme, wie CRM oder ERP weitergegeben. Die Vorteile eines DMS liegen damit auf der Hand:

  • Strukturiertes Arbeiten: Mit einem DMS lassen sich beliebige Aktenpläne mit Ordnern, Registern und Kapiteln strukturieren. Alle Dokumente werden mit Informationen einfach und übersichtlich im Aktenplan abgelegt. Aktenzeichen werden automatisch vergeben und zentral verwaltet. Mit einem DMS lassen sich Dokumente schnell finden, egal ob per Volltext oder Schlagwortsuche. 
  • Datensicherheit: In Pflegeeinrichtungen werden häufig sensible Daten verarbeitet. Ein DMS kann dazu beitragen, die Sicherheit dieser Daten durch Zugriffskontrollen und Verschlüsselung zu gewährleisten.
  • Compliance und gesetzliche Anforderungen: Unternehmen im Gesundheitswesen müssen oft strenge regulatorische Anforderungen erfüllen. Ein DMS kann helfen, diese Anforderungen zu erfüllen, indem es die dokumentierte Aufbewahrung und Nachverfolgung von Dokumenten ermöglicht.
  • Kosteneinsparungen: Die Einführung eines DMS kann langfristig zu Kosteneinsparungen führen, da weniger physischer Speicherplatz benötigt wird und die Mitarbeiter produktiver arbeiten können.

Kosten für Einführung fallen unterschiedlich aus

Die Kosten für ein DMS lassen sich nur schwer pauschalisieren. Es kommt immer auf die individuellen Anforderungen an, wie komplex das Projekt ist und wie viele Mitarbeiter mit dem DMS arbeiten sollen. Die Kosten können von null Euro für eine Open-Source-Lösung bis mehrere tausend Euro pro Monat reichen, zum Beispiel bei vielen Nutzern. 

Für die Einführung einer DMS-Lösung setzen sich aus den Lizenzgebühren für die Software und die Benutzerlizenzen sowie den Arbeitsstunden für die Vorbereitung und Implementierung zusammen. Hinzu kommen jährliche Kosten für den laufenden Betrieb wie Server oder Wartung und Support. Letztere werden jährlich im Voraus in Abhängigkeit vom Lizenzumfang berechnet. Von der Software gibt es ein Basispaket, das durch verschiedene Module ergänzt wird, die je nach Anforderung benötigt werden oder auch nicht. Gegebenenfalls kommen noch Kosten für Hardware wie Scanner oder Signaturpads hinzu.

Datenschutz und Sicherheit haben Vorrang

Im Bereich Datenschutz und Datensicherheit ist höchster Sorgfalt Voraussetzung. Die Vertraulichkeit und Sicherheit von Patientendaten ist insbesondere im Gesundheitswesen wichtig. Das DMS muss den geltenden Datenschutzvorschriften, wie zum Beispiel der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) strikt entsprechen. Dies erfordert die Implementierung moderner Sicherheitsmaßnahmen wie Verschlüsselung, Zugriffsbeschränkungen und die Entwicklung umfassender Datenschutzrichtlinien. Ziel ist es, die sensiblen Gesundheitsdaten vor unbefugtem Zugriff und Missbrauch zu schützen.

Bei der Einführung eines DMS ist es von entscheidender Bedeutung, die Patienten angemessen über die Verwendung ihrer Daten zu informieren und gegebenenfalls ihre ausdrückliche Zustimmung einzuholen. Transparenz im Umgang mit persönlichen Gesundheitsdaten ist unerlässlich. Dies bedeutet, dass Patienten klare Informationen darüber erhalten sollten, wie ihre Daten im DMS verwendet werden, und dass sie die Möglichkeit haben sollten, ihre Zustimmung zu geben oder zu verweigern. Datenschutzerklärungen und Informationsmaterial müssen leicht verständlich sein.

Integration in vorhandene Systeme ein Muss

Ein DMS muss nahtlos in bestehende IT-Systeme und klinische Anwendungen integriert werden. Dies gewährleistet einen reibungslosen Datenfluss zwischen den verschiedenen Systemen und erleichtert den Arbeitsablauf für das medizinische Personal. Die Integration erfordert eine sorgfältige Planung und möglicherweise eine Anpassung der Schnittstellen, um sicherzustellen, dass Daten konsistent und effizient zwischen den verschiedenen Anwendungen ausgetauscht werden können.

Um die Integrität und Nachvollziehbarkeit von Patientenakten zu gewährleisten, muss sichergestellt, dass alle erstellt sein, dass geänderte oder gelöschte Dokumente und Datensätze zuverlässig im DMS protokolliert werden. Diese Protokolle müssen vollständig sein und detaillierte Informationen über Datum, Uhrzeit und Verantwortliche für jede Änderung enthalten. Die Revisionssicherheit ist entscheidend, um die gesetzlichen und regulatorischen Anforderungen zu erfüllen.

Warum der DRK-Kreisverband Stormarn ein DMS einführte

Das DRK im Landkreis Stormarn bei Hamburg bietet eine Vielzahl an sozialen Dienstleistungen an. Von ambulanter und stationärer Pflege, betreutes Wohnen, Essen auf Rädern über Erste-Hilfe-Kurse, Kindertagesstätten, Katastrophenschutz bis hin zu Selbsthilfegruppen, unterstützt der Kreisverband Stormarner Menschen täglich, um ihre Lebensqualität zu steigern.

Nachdem die Papier- und Aktenberge nicht zuletzt aufgrund der gesetzlichen Anforderungen immer mehr zunahmen, entschied sich der DRK-Kreisverband dazu, diesem Problem mit einem digitalen Dokumentenmanagement Abhilfe zu schaffen. Mit dem Einsatz eines DMS erhoffte sich das DRK, den Verwaltungsablauf zu beschleunigen.

Lange Suchzeiten nach wichtigen Dokumenten störten den täglichen Arbeitsablauf und es verstärkte sich zunehmend der Wunsch, die Entscheidungsfindung im Unternehmen durch schnelle und gezielte Bereitstellung von Informationen zu beschleunigen. Durch die digitale Dokumentenmanagement-Software sollten die manuellen Eingaben minimiert und die Daten der gescannten Dokumente übernommen werden können. 

Zunächst auf die zentrale Ablage konzentriert

Das DRK fing an, ein DMS zu nutzen und verwendete es zunächst als zentrale Ablage wichtiger Dokumente. Es folgte die digitale Verwaltung von Akten der Kindergartenkinder in den 23 Kindertagesstätten und die Abbildung der Bereiche, die einer gewissen Aufbewahrungs- oder Löschpflicht unterliegen, wie beispielsweise Bewerbungsunterlagen.

In Zukunft strebt der Kreisverband die Umsetzung der Software im gesamten Unternehmen an. Dies beinhaltet die Verwaltung, die sozialen Bereiche und schließlich die Außenstützpunkte, um die Workflows in der Verwaltung zwischen den unterschiedlichen Einrichtungen und dessen Kommunikation zu ermöglichen. Dabei soll jede Abteilung und Einrichtung ihre Abläufe individuell auf das DMS anpassen und nach ihren Wünschen gestalten.

Fazit: Die Digitalisierung in der Pflege hat sich als unverzichtbares Instrument zur Verbesserung der Patientenversorgung und zur Steigerung der Effizienz des Gesundheitssystems erwiesen. Die Einführung von DMS und anderen technologischen Lösungen ermöglicht es, Behandlungen zu beschleunigen, die Qualität der Versorgung zu erhöhen und gleichzeitig die Kosten zu senken. Allerdings hinkt Deutschland im europäischen Vergleich in einigen Bereichen hinterher. Hindernisse und Herausforderungen wie Datenschutzbedenken und Insellösungen behindern nach wie vor die vollständige Umsetzung.

Büscher Jens CEO Amagno.jpg

Der Autor Jens Büscher ist Gründer und CEO von Amagno, dem Anbieter der gleichnamigen Digital Workplace Lösung. Amagno hat in den vergangenen 13 Jahren Dokumenten-Management-Systeme für mehrere Branchen entwickelt, unter anderem für das Gesundheitswesen.

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